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El Mundo de las Tecnologías y los Sistemas de Información en la Administración
"Blog de Negocios y Tecnologias de Información" _________________________________________________________________________________________________________________________________________
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Solución a una necesidad de un Sistema de Información

08 de Septiembre, 2009  ·  Casos Prácticos

 DESCRIPCION DEL CASO

Aniceto Mestanza es el Gerente General y propietario de una pequeña empresa que ha tenido un importante crecimiento a lo largo de sus 15 años de funcionamiento. su rubro es la educación (inicial, primaria, secundaria, pre universitaria. Incluso esta pensando en fundar una universidad en breve). Su "colegio" tiene a la fecha más de 600 alumnos (en todos los niveles), 3 locales distintos (uno para incial y primaria, otro para secundaria y el tercero para pre universitario). En la actualidad se le esta haciendo bastante difícil controlar sus procesos. Entre los problemas que afronta estan el que no puede saber con exactitud y rapidez que alumnos han pagado y quienes no, quienes son los más faltones, en que parte del desarrollo de los cursos está cada profesor, la opinión de los padres de familia (clientes) sobre el servicio que reciben, etc. Para la parte contable financiera, su hija (contadora de profesión) le hizo comprar, en el año 2007, un programita que no le ayuda mucho porque, por ejemplo, no tiene la parte de facturación, entonces los pagos de pensiones no se reflejan de inmediato en la contabilidad. Cosa parecida sucede con el control de asistencia de personal, porque tiene un marcador electrónico, pero esos datos captados hay que imprimirlos y utilizarlos manualmente en la elaboración de la planilla.

Aniceto ha decidido ponerle fin a esta situación utlizando la tecnología y decide solicitar los servicios de la empresa que usted dirige y que se dedica a afrecer soluciones tecnológicas.

DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO


 

 

PROPUESTA DE SOLUCIÓN PARA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA DEL SEÑOR ANICETO MESTANZA

 

  1. RESUMEN EJECUTIVO

El uso de sistemas de información y tecnologías de información dentro de su organización lo coloca en un lugar privilegiado respecto a su competencia.

 

El desarrollo y la implantación del sistema SISTAC,  le permitirá llevar a su organización hacia un  adecuado control de los procesos de negocio, al aplicar las mejores prácticas de negocio desarrolladas durante muchos años por diferentes organizaciones a nivel mundial, todo esto contribuirá a lograr un enorme beneficio  en la adecuada automatización de los procesos de manera integrada en la que todos trabajarán en forma conjunta, manteniéndolos en constante comunicación.

 

El Sistema SISTAC, puede ser adquirido por módulos que trabajan de manera integrada pero que sin embargo Usted los puede adquirir o implantar de forma individual de acuerdo a las posibilidades de su organización, donde cada modulo que se vaya adquiriendo se irá acoplando al sistema.

 

Ofrecemos una amplia experiencia en el sector educacional, que sumado a nuestro servicio técnico de alta calidad le brindan la seguridad de poder contar con una implantación exitosa para su organización.

 

Hemos detallado para Usted las necesidades principales de su organización, donde el sistema SISTAC responde a estas, superándolas ampliamente.

 

Finalmente hacemos un detalle de todos los costos que implicará la implantación de este sistema en su organización, el cual es altamente competitivo frente a otros productos del mercado, así como las facilidades para poder adquirirlo.

 

  1. SISTEMA SISTAC

Es un sistema de gestión para colegios y establecimientos educacionales en general, a través de la implementación de un conjunto de sistemas modulares desarrollados íntegramente por profesionales peruanos.

Nuestro sistema de gestión se adapta a colegios con necesidades y realidades muy distintas, desde 400 hasta 5.000 alumnos, colegios privados, estatales, de distintas lenguas, de congregaciones religiosas, etc. Cada nuevo cliente que se incorpora amplía la flexibilidad del programa e impulsa su desarrollo. Por ende la flexibilidad y ergonomía de SISTAC sobrepasa las necesidades básicas de los colegios.

SISTAC, es un poderoso sistema de gestión escolar y académica que permite automatizar gran parte de las tareas rutinarias y administrativas del personal docente del colegio. Permite que los profesores ingresen las notas bajo diferentes modalidades directamente al sistema, llevar registros de inasistencia, conducta, datos médicos, datos de orientación, históricos, datos completos de alumnos, apoderados, tutores y cuerpo docente y administrativo, generación de todo tipo de informes, estadísticos, oficiales, inventarios, control total de tesorería, bancos, ficha del educando, etc.

 

Módulos - SISTAC: SISTEMA DE GESTIÓN

Cumple todos los requisitos y más del Modelo Educativo actual del Ministerio de Educación del Perú.

A.   Control Administrativo

·         Manejo detallado del Historial del Alumno.

·         Manejo detallado de la información del Padre de Familia y/o apoderado.

·         Control de Tutorías.

·         Proceso de Matrícula en línea.

·         Proceso de matrícula con pago al contado y/o diferido.

·         Control de faltas y tardanzas del alumnado, profesorado y personal administrativo manual o con lector de barras..

·         Programa de Consulta TouchScreen para que el padre de familia pueda consultar la situación de su hijo.

·         Generación de reportes automatizados a criterio del administrador del sistema.

 

 

B.   Control Económico

·         Registro y Emisión de los Recibos/Boletas de Pagos por concepto de matriculas, pensiones y otros conceptos asociados.

·         Tratamiento de Pagos de Matrícula y/o Pensiones diferenciado por especialidad - grado, permitiendo diversidad de montos de pago.

·         Control de Descuentos para el Pago de Pensión mensual, por Tesorería o por Banco, según tipos de descuentos, definidos por el administrador del sistema.

·         El monto de Pensión o Mora puede ser transferido a una cuenta corriente, permitiendo llegar a arreglos económicos con plazos especiales de pago a determinar en la negociación.

·         Cambio de Tarifas/Descuento con criterio mensual, posibilitando alternativas de pago diferenciado al alumno, asimismo la postergación de fechas de plazo de pagos mensuales afín que el sistema no cobre la mora respectiva.

·         Permite otorgar beca condicionada a rendimiento estudiantil,

·         Cálculo inmediato de mora por atraso.

·         Control y emisión automática de Pensiones Devengadas

·         Control de Tesorería en General..

·         Consultas a detalle por tipo de movimientos de caja. .

·         Consultas y Reportes de cuenta corriente por tipo de usuario ( alumno / profesor / otros )

·         Emisión Automática de esquela recordatoria de deuda a los padres de familia con retraso en sus pagos.

·         Control de pagos, deudas de pensiones y cuenta corriente (incluyendo moras) por alumno.

·         Retroalimentación automática si los pagos de pensiones se realizan via entidades bancarias.

 

C.   Control Pedagógico

·         Permite realizar seguimiento del Plan Curricular calendarizado.

·         Registra la evaluación del profesor.

·         Registro de Notas a decisión del operador por Intranet o Internet.

·         Registro e Ingreso de Notas por Internet, sin necesidad que el centro educativo posea servidor dedicado o sitio web.

·         Control de homogeneidad en el tratamiento de medios puntos para los cálculos de promedios.

·         Obtención de "Cuadro de Méritos.

·         Tratamiento de materias de Ingreso de Notas por Areas / Capacidades / Competencias, ya sea en números o letras.

·         Registro minucioso de faltas y tardanzas del alumnado, con registro y almacenamiento histórico de justificaciones. Esta información puede ser llevada a internet para las consultas respectivas del padre de familia.

·         El diseño de las libretas de notas es configurable por el administrador de sistac.

·         Reporte Padrón de Notas x Aula-Sección, con estadística de rendimiento.

·         Reportes Estadísticos sobre eficiencia educativa (rendimiento, desaprobados, méritos, histogramas).

·         Reportes Estadísticos por Profesor, con información de rendimiento de los cursos que dicta.

·         Control y aviso automático de notas faltantes en los registros.

·         Generación automática de información para envío a consulta WEB (Internet).

·         Consulta de visitas realizadas por internet.

·         Preparación de Nóminas y Actas.

 

  1. SISTEMA EN QUE SE HA(N) DESARROLLADO SISTAC

Este sistema ha sido desarrollado en el programa:

    • “Power Builder”

 

  1. SISTEMA OPERATIVO REQUERIDO

SISTAC, es un Sistema Comercial con metodología de trabajo configurable por el usuario, no siendo necesario modificar los programas.

El sistema operativo requerido para que el sistema SISTAC pueda correr es como mínima la versión es Windows 98, XP o superior, manejo monousuario y/o multiusuario.

 

  1. BASE DE DATOS A UTILIZAR

La Base de Datos recomendada a utilizar según este sistema SISTAC debido a sus funciones, capacidad y soporte técnico que tiene es:

Microsoft SQL Server Estándar Editions

ü  Creador: Microsoft

ü  Licencia de software:  Propietario (no libre)

 

Soporte del sistema operativo

Base de Datos

Windows

Mac OS X

Linux

BSD

Unix

z/OS

Microsoft SQL Server

 Sí

 No

 No

 No

 No

 No

 

 

Características fundamentales

Base de Datos

ACID

Integridad referencial

Transacciones

Unicode

Microsoft SQL Server

 Sí

 Sí

 Sí

 Sí

 

ACID: Atomicidad, Coherencia, aislamiento y Durabilidad.

Integridad Referencial: Gracias a la integridad referencial se garantiza que una entidad (fila o registro) siempre se relaciona con otras entidades válidas, es decir, que existen en la base de datos. Implica que en todo momento dichos datos sean correctos, sin repeticiones innecesarias, datos perdidos y relaciones mal resueltas.

Transacciones: conjunto de órdenes que se ejecutan formando una unidad de trabajo

 

  1. HARDWARE REQUERIDO:

            Con nuestro sistema no dependerá del programador o jefe de sistemas de su colegio, el sistema funciona automáticamente.

           

            No se requiere de Equipo Servidor Especial, el sistema puede funcionar en un entorno de recursos compartidos. El más bajo precio del mercado para un producto de esta magnitud.

Sin embargo se recomienda para el sistema y la base datos lo siguiente:

ü  Servidor (1)

-        Procesador Intel® Xeon® processor

-        8Gb de memoria RAM expandible hasta 128 Gb,

-        Controlador integrado SmartArray P400i con 256M cache de lectura

-        Dos ( 02 )discos duros de 300Gb SAS de 10,000rpm

-        Dos ( 02 )adaptadores de red integrados NC373i Multi función, soporta TCP Offload directamente y iSCSI acceleration y RDMA via actualizaciones de licencias.

-        Un ( 01 ) adaptador de red NC326i Dual Gigabit integrado.

-        Un adaptador adicional integrado dedicado a la administración iLO2.

-        3 slots de expansión del tipo mezzanine para conectar los adaptadores LAN / SAN (u otros)

-        Un puerto USB interno

 

ü  Computadoras recomendable entre 15 y 20 (anexo nº1)

ü  Impresoras (3)

ü  Switch Cisco (para la red)

ü  Cables (para la red)

ü  Caja de montaje de plástico (para la red)

ü  Canaletas de paso metálica (para la red)

ü  Modulo, etc. (para la red)

 

  1. REDES Y COMUNICACIONES

Viendo las necesidades de la empresa de estar conectada ya sea por internet e intranet, se considera como la mejor opción una “Red LAN” que  permitirá tener conectadas todas las estaciones de trabajo de los 3 locales con los que cuenta la organización.

 

Así también consideramos necesario el uso de INTERNET ALÁMBRICO, ya que al ser inalámbrico el sistema aumentaría su vulnerabilidad.

 

  1. PRESUPUESTO

 

Descripción

Unidades

Precios

Sistema SISTAC

 

S/. 18000.00

 

Módulo Pedagógico

1 (primero a adquirir)

S/. 8,000.00

 

Módulo Económico

1

S/. 5,000.00

 

Módulo Administrativo

1

S/. 5,000.00

Licencia de Base de Datos

20 Usuarios

S/. 4,125.00

Hardware

 

S/.43,189.00

 

Servidor

1

S/. 2,829.00

 

Computadoras

20

S/. 40,000.00

 

Impresoras

3

S/. 360.00

Redes y Comunicaciones

 

S/. 30,300.00

 

Red LAN

1

S/.30,000.00

 

Servicio de Internet

1

S/.300.00

TOTAL

 

S/. 95,614.00

 

Se recomienda que el sistema sea adquirido por módulos en el caso no se cuente con toda la inversión necesaria; se le sugiere que el primer módulo a adquirir sea el módulo de CONTROL PEDAGÓGICO.

 

  1. SERVICIO POST VENTA

2.9.1.    Capacitación, en el uso y mantenimiento del sistema a todos los usuarios por 100 horas.

2.9.2.    Mantenimiento y actualización, por el primer año, siendo renovable anualmente.

2.9.3.    Soporte Técnico, las 24 horas al día.

 

 

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publicado por admi2009 a las 21:54 · Sin comentarios  ·  Recomendar
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